Qué es PDF/A y cuándo debes usarlo para archivar documentos

Si alguna vez has presentado documentos ante la administración, un juzgado o una universidad, es posible que te hayan pedido el archivo «en formato PDF/A». Muchos usuarios no saben qué significa ni en qué se diferencia de un PDF normal. En esta guía te lo explicamos.

Qué es PDF/A

PDF/A es una variante del PDF diseñada específicamente para el archivo a largo plazo. La «A» viene de Archive. Está definida en la norma ISO 19005 y su objetivo es garantizar que un documento se pueda abrir y se vea exactamente igual dentro de 10, 20 o 50 años, con cualquier programa compatible.

En qué se diferencia de un PDF normal

Para lograr esa durabilidad, PDF/A impone algunas reglas:

• Fuentes incrustadas obligatoriamente: el documento no puede depender de las tipografías instaladas en el ordenador.
• Colores definidos de forma independiente del dispositivo.
• Sin contenido externo: no se permiten referencias a archivos o recursos fuera del PDF.
• Sin cifrado ni contraseñas, que podrían impedir el acceso en el futuro.
• Sin JavaScript, audio ni vídeo incrustados.
• Metadatos estandarizados que describen el documento.

Variantes de PDF/A

Variante	Basada en	Características principales
PDF/A-1	PDF 1.4	La primera versión; muy restrictiva
PDF/A-2	PDF 1.7	Admite transparencias, capas y compresión JPEG2000
PDF/A-3	PDF 1.7	Permite adjuntar archivos de cualquier tipo (por ejemplo, XML de facturas)
PDF/A-4	PDF 2.0	La versión más reciente, simplificada

Además, cada versión puede tener niveles de conformidad: b (básico, garantiza la apariencia visual), a (accesible, con estructura y etiquetas) y u (texto Unicode, para que se pueda buscar y copiar correctamente).

Cuándo te van a pedir PDF/A

• Administraciones públicas y sedes electrónicas.
• Juzgados y tribunales para la presentación telemática de escritos.
• Universidades para el depósito de tesis y trabajos finales.
• Facturación electrónica en algunos países (con PDF/A-3 y XML adjunto).
• Archivos de empresa en sectores regulados como banca, seguros o salud.

Cómo convertir un PDF a PDF/A con PDFcrea

1. Abre la herramienta PDF a PDF/A.
2. Sube tu documento.
3. Selecciona la variante que te pidan, si la herramienta lo permite (si no te especifican, PDF/A-2b suele ser una opción segura).
4. Pulsa Convertir y descarga el archivo.

Consejo: si el documento tiene contraseña, quítala antes con Desbloquear PDF, ya que PDF/A no admite cifrado.

Cosas a tener en cuenta

• Las firmas digitales pueden invalidarse al convertir. Convierte primero y firma después con Firmar PDF.
• Los documentos escaneados también pueden ser PDF/A. Si aplicas OCR, además serán buscables.
• El tamaño del archivo puede aumentar ligeramente porque se incrustan todas las fuentes.
• Valida el resultado si la entidad que lo solicita dispone de un validador propio.

Preguntas frecuentes

¿Un PDF/A se abre con cualquier lector?

Sí. Un PDF/A es un PDF, así que lo abre cualquier lector o navegador. Algunos programas muestran un aviso indicando que el documento está en modo archivo.

¿Se puede editar un PDF/A?

Se puede, pero al modificarlo podría dejar de cumplir la norma. Lo ideal es editar el original y volver a convertir.

¿Qué variante debo elegir?

La que te indique la entidad que lo solicita. Si no especifica ninguna, PDF/A-2b es la más compatible.

Conclusión

PDF/A es la mejor garantía de que tus documentos importantes seguirán siendo legibles dentro de muchos años. Si te lo piden en un trámite o quieres archivar contratos, facturas o tesis, conviértelos con PDF a PDF/A de PDFcrea.